Gestionale fatture cloud o software da installare: differenze, costi e rischi
Confronto tra gestionale cloud e software di fatturazione installato sul computer: accesso, aggiornamenti normativi, backup, sicurezza, costi e casi d'uso in Italia.
Per la maggior parte delle partite IVA italiane, oggi un gestionale cloud è la scelta più comoda: si accede da qualsiasi dispositivo, gli aggiornamenti alle specifiche del Sistema di Interscambio sono a carico del fornitore e non devi occuparti dei backup. Un software installato sul computer resta sensato per chi vuole i dati in locale, lavora spesso offline o preferisce un costo prevedibile con licenza. La scelta non è ideologica: dipende da dove lavori, da quante persone usano il programma e da quanto ti fidi di un fornitore esterno per custodire i dati. Vediamo le differenze con criteri concreti.
Come funzionano i due approcci
Cloud. Usi il programma dal browser o da un'app; i dati sono su server del fornitore. L'abbonamento include normalmente aggiornamenti, e spesso invio al SdI e conservazione. Il fornitore ha accesso tecnico all'infrastruttura, quindi la tutela dei dati personali dipende dalle sue garanzie contrattuali.
Software installato. Il programma gira sul tuo computer, con un database locale. Per inviare le fatture si collega al SdI tramite un canale configurato (PEC, web service, servizi del fornitore). Backup, sicurezza e aggiornamenti sono a tuo carico, salvo contratti di assistenza.
Confronto punto per punto
| Aspetto | Cloud | Installato |
|---|---|---|
| Accesso | Ovunque con internet | Dal computer dove è installato, salvo configurazioni di rete |
| Aggiornamenti normativi | Automatici | Da installare, a volte a pagamento |
| Backup | A cura del fornitore (verifica come) | A tuo carico |
| Più utenti | Semplice | Più complesso, richiede rete o licenze multiple |
| Costo | Canone ricorrente | Licenza una tantum più eventuale assistenza |
| Dati personali | Su server esterni | In locale |
| Lavoro offline | Limitato | Possibile |
| Rischio di vincolo | Uscita dipende da esportazione | Dipende dal formato del database |
Costi nel tempo: un esempio illustrativo
Supponiamo, con cifre inventate per l'esempio, un abbonamento cloud da 100 euro l'anno e un software con licenza da 250 euro e assistenza da 60 euro l'anno. In cinque anni il cloud costa 500 euro; il software installato 250 + 5 x 60 = 550 euro. Se non rinnovi l'assistenza risparmi, ma rischi di non avere gli aggiornamenti alle specifiche del SdI. Il pareggio dipende quindi da cosa è incluso: confrontare solo il prezzo di acquisto è fuorviante. Per fare le stesse prove con i tuoi numeri usa il calcolatore del costo annuo.
Sicurezza e privacy
Le fatture contengono dati personali e commerciali. Con il cloud verifica:
- dove si trovano i server e chi è il responsabile del trattamento;
- se sono previste autenticazione a due fattori, log di accesso e crittografia;
- come funziona il backup e per quanto tempo si conservano i dati dopo la disdetta.
Con il software installato, la sicurezza è tua: antivirus, aggiornamenti del sistema, backup su supporto esterno o remoto, accesso protetto. Un computer rubato o un disco guasto senza backup è un rischio reale per l'archivio.
Quale scegliere in base alla tua situazione
- Lavori da più luoghi o con collaboratori: cloud.
- Hai poche fatture e vuoi semplicità: cloud economico o procedura gratuita dell'Agenzia delle Entrate. Vedi la guida sulla procedura gratuita.
- Vuoi controllo totale dei dati e hai competenze informatiche: software installato con backup disciplinato.
- Hai un negozio con cassa e magazzino: valuta integrazioni, non solo il tipo di installazione.
- Ti affidi al commercialista: chiedi quale programma usa; la compatibilità vale più dell'ideologia cloud o locale.
Continuità del servizio e dipendenza dal fornitore
Un aspetto che si valuta di rado al momento dell'acquisto è che cosa accade se il servizio si interrompe. Con il cloud dipendi dalla disponibilità del fornitore: una manutenzione prolungata nei giorni vicini alla scadenza dei 12 giorni di emissione può metterti in difficoltà, e in quel caso conviene avere una via alternativa, come l'accesso al portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Con il software installato la dipendenza è diversa: se il produttore chiude o smette di aggiornare il programma, devi cambiare strumento in tempi stretti, perché le specifiche tecniche del SdI evolvono. In entrambi i casi la miglior assicurazione è la stessa: un archivio XML esportato con regolarità, per esempio ogni trimestre, in una cartella tua. Così il cambio di programma, volontario o forzato, non diventa un'emergenza.
Domande da fare al fornitore
- Quali specifiche tecniche del SdI supporta oggi e come aggiorna?
- Come esporto tutti i miei dati, anche dopo la disdetta?
- Dove sono conservati i dati e chi li gestisce?
- Cosa succede in caso di interruzione del servizio o fallimento del fornitore?
- Quali costi non sono inclusi nel canone?
Ibrido: la terza via
Alcuni programmi installati offrono moduli cloud per l'accesso remoto o per la conservazione. Se scegli un ibrido, controlla chi risponde in caso di problemi e se i dati sono sincronizzati in modo affidabile, perché la complessità aumenta.
Domande frequenti
Il cloud è meno sicuro?
Non per forza: dipende dal fornitore. Un buon servizio cloud può essere più sicuro di un computer personale senza backup. Verifica le garanzie contrattuali.
Il software installato funziona senza internet?
Per consultare e preparare i documenti spesso sì, ma l'invio al SdI richiede connessione.
Posso passare da uno all'altro in futuro?
Sì, se il programma permette di esportare XML e anagrafiche. La guida alla migrazione spiega come.
Fonti ufficiali
- Garante per la protezione dei dati personali — indicazioni sulla fatturazione elettronica e sul trattamento dei dati
- Agenzia delle Entrate — specifiche e modalità di trasmissione
- AgID — linee guida sulla conservazione e sicurezza informatica