Come esportare l'archivio delle fatture XML prima di cambiare programma
Procedura per recuperare e verificare i file XML delle fatture emesse e ricevute, le ricevute del SdI e la conservazione prima di disdire un software, con controlli a campione.
Prima di cambiare o disdire un software di fatturazione devi recuperare tre cose: i file XML originali delle fatture emesse e ricevute, le ricevute e notifiche del Sistema di Interscambio (SdI) e la prova che la conservazione digitale è completa e accessibile. I PDF non bastano: il documento fiscalmente valido è il file XML. Questa guida spiega dove trovare i file, come verificarli a campione e quali errori evitare, così che l'archivio resti utilizzabile per i dieci anni di conservazione e per eventuali controlli.
Che cosa va esportato
| Elemento | Perché serve | Dove trovarlo |
|---|---|---|
| File XML delle fatture emesse | Sono i documenti originali inviati | Software, cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate |
| File XML delle fatture ricevute | Prova di acquisti e detrazioni | Software, cassetto fiscale |
| Ricevute di consegna e notifiche | Dimostrano invio e recapito | Software o area SdI |
| Pacchetti di conservazione | Garantiscono la conservazione a norma | Conservatore o servizio gratuito |
| Anagrafiche clienti e fornitori | Per il nuovo programma | Esportazione CSV o simile |
| Elenco articoli e listini | Per ricreare i prodotti | Esportazione dati |
| Scadenzario aperto | Per non perdere incassi | Esportazione o stampa |
Dove recuperare i file
- Dal software attuale: cerca una funzione di esportazione o di backup dell'archivio fatture; verifica che l'esportazione includa i file XML e non solo i PDF.
- Dal cassetto fiscale delle fatture nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate: contiene le fatture emesse e ricevute attraverso il SdI e consente di scaricarle. È una fonte indipendente dal fornitore, utile per controllare l'esportazione.
- Dal conservatore: se la conservazione è affidata a un fornitore, chiedi per iscritto il pacchetto di conservazione completo e il periodo in cui resta disponibile.
Verifiche a campione
Dopo l'esportazione fai almeno questi controlli:
- Conteggio: numero di fatture per anno e sezionale coerente con il registro.
- Apertura: apri alcuni XML con un lettore di fatture o con il visualizzatore dell'Agenzia delle Entrate e verifica che i dati siano leggibili.
- Nomi file: rispetta la struttura standard con codice del paese, identificativo del trasmittente e progressivo; se i nomi sono stati cambiati dall'esportazione, annota come recuperare la corrispondenza.
- Integrità: controlla che i file non siano vuoti o corrotti, magari con un controllo delle dimensioni.
- Ricevute: per un campione di fatture verifica che sia presente la ricevuta di consegna.
Esempio di piano di controllo (illustrativo)
Se hai 240 fatture emesse in un anno, controlla a campione il 10%, cioè 24 file, scelti in diversi mesi. Se trovi anche un solo file illeggibile, estendi il controllo e chiedi al fornitore una nuova esportazione. Il numero è un esempio: l'importante è che il campione sia distribuito nel tempo e comprenda sezionali e tipologie diverse (note di credito, fatture con ritenuta, fatture verso PA).
Dove salvare l'archivio
- Almeno due copie in luoghi diversi (per esempio disco esterno e archivio cloud sicuro).
- Cartelle ordinate per anno e per tipo (emesse, ricevute, conservazione).
- Un file di testo con note: data dell'esportazione, software di origine, versione, responsabile.
- Accesso limitato, perché le fatture contengono dati personali.
Conservazione e sicurezza dei dati
La conservazione sostitutiva ha regole precise e durata di dieci anni. Se il pacchetto di conservazione dipende da un fornitore, non basta salvare i soli XML: serve garantire che i documenti restino accessibili e leggibili. Valuta di aderire al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate per i documenti transitati dal SdI, e consulta le linee guida dell'AgID sulla conservazione dei documenti informatici.
Cadenza consigliata: esportare prima che serva
L'errore più comune è pensare all'esportazione solo il giorno in cui si decide di cambiare programma. Molto meglio abituarsi a un salvataggio periodico: una volta a trimestre scarichi dal cassetto fiscale e dal software i nuovi file XML, li inserisci nella cartella dell'anno e aggiorni il file di note. Il lavoro richiede pochi minuti e ti protegge da guasti, disdette impreviste e cessazioni del fornitore. Se lavori con il commercialista, concorda con lui chi conserva la copia di riferimento, così da evitare archivi diversi e incompleti. Un archivio ordinato rende anche più semplici eventuali controlli o richieste di documenti da parte dell'amministrazione finanziaria, perché ritrovi subito la fattura giusta con la relativa ricevuta.
Errori da evitare
- Disdire il programma prima di aver completato l'esportazione.
- Salvare solo PDF.
- Non controllare le fatture ricevute, oltre alle emesse.
- Tenere l'unica copia sul computer che si sta dismettendo.
- Dimenticare i dati dello scadenzario aperto.
Per la procedura generale di passaggio leggi la guida alla migrazione; per le fatture ricevute vedi fatture passive.
Domande frequenti
I PDF hanno valore fiscale?
Il documento originale è il file XML trasmesso al SdI; il PDF è una copia di cortesia. Conserva sempre gli XML.
Posso scaricare tutte le fatture dal cassetto fiscale?
Il portale permette di scaricare le fatture emesse e ricevute tramite SdI, con possibili limiti di periodo o modalità. Verifica le funzioni disponibili nel portale e scarica regolarmente.
Per quanto tempo devo tenere l'archivio?
La conservazione delle fatture è prevista per dieci anni. Se non sei sicuro dei termini nel tuo caso, chiedi al commercialista.
Fonti ufficiali
- Agenzia delle Entrate — cassetto fiscale delle fatture e servizio di conservazione
- AgID — linee guida sulla formazione e conservazione dei documenti informatici
- Garante per la protezione dei dati personali — sicurezza e conservazione dei dati personali