Come scegliere un software di fatturazione elettronica: criteri e domande da fare

Per scegliere un software di fatturazione elettronica non serve cercare "il migliore in assoluto": serve trovare quello che copre le tue operazioni reali, ti lascia i dati in mano e costa il giusto per il tuo volume. La scelta si fa in quattro passaggi: elencare i bisogni, escludere le soluzioni che non li coprono, confrontare le rimanenti su prezzo e condizioni, provare il software con casi reali prima di impegnarsi. Questa guida ti dà una griglia di criteri e le domande da fare al fornitore. Non contiene classifiche di marchi, perché ogni attività ha esigenze diverse.

Passo 1: fotografa le tue esigenze

Scrivi su un foglio, in dieci minuti, queste informazioni:

• Regime fiscale: ordinario, semplificato, forfettario, con ritenuta, con cassa previdenziale.
• Tipo di clienti: imprese, privati, pubblica amministrazione, estero.
• Volume annuo di fatture emesse e ricevute.
• Numero di persone che emettono o consultano i documenti.
• Funzioni extra: preventivi, ordini, DDT, magazzino, scadenzario, collegamento con la banca, e-commerce, cassa.
• Chi gestisce la contabilità: tu o il commercialista, e con quale programma.

Senza questa fotografia si finisce per confrontare le "caratteristiche in vetrina" e non quelle che servono.

Passo 2: criteri fiscali non negoziabili

Il software deve gestire correttamente almeno:

1. Tipi documento pertinenti: fattura, nota di credito, nota di debito, parcella, acconto, differita, autofattura e integrazioni per reverse charge se rilevano (vedi la guida su tipi documento e natura IVA).
2. Natura IVA e riferimenti normativi per operazioni esenti, non imponibili, fuori campo e regime forfettario.
3. Ritenuta d'acconto, cassa previdenziale, rivalsa e bollo se li usi.
4. Fatture alla PA con codice univoco ufficio, CIG, CUP e split payment, se hai clienti pubblici.
5. Controlli preventivi degli errori più comuni prima dell'invio, così da ridurre gli scarti.
6. Aggiornamenti alle specifiche tecniche del SdI senza costi nascosti.

Passo 3: criteri sui dati e sull'uscita

Qui si decide quanto sei libero in futuro.

• Esportazione: puoi scaricare tutti i file XML originali, con le ricevute del SdI, e le anagrafiche in formato aperto (CSV)?
• Conservazione: inclusa, a parte, o puoi usare quella gratuita dell'Agenzia delle Entrate? Per quanti anni resta accessibile dopo la disdetta?
• Dove sono i dati: chiedi in quali Paesi sono conservati e quale informativa privacy si applica, anche in relazione al GDPR.
• Permessi: accesso separato per titolare, collaboratore e commercialista.

Passo 4: confronta in modo ordinato

Usa una griglia con punteggio da 0 a 3 per ogni criterio e un peso per quanto è importante per te.

Esempio di calcolo (illustrativo)

Se per il criterio "copertura fiscale" (peso 3) l'opzione A prende 3 punti e l'opzione B 2, il contributo è 9 contro 6. Se per il prezzo (peso 2) A prende 1 e B prende 3, i contributi sono 2 contro 6. Somma: A = 11, B = 12. Il confronto così diventa trasparente e ti evita di decidere solo sul prezzo. I numeri sono un esempio: la griglia vale per qualsiasi punteggio tu assegni.

Per il prezzo usa il calcolatore del costo annuo con i tuoi volumi reali.

Passo 5: prova prima di impegnarti

• Chiedi un periodo di prova o un piano gratuito.
• Emetti una fattura di prova per ogni tipologia di operazione che fai: standard, con ritenuta, con bollo, verso estero, verso PA.
• Verifica che il file XML generato venga accettato dal SdI senza scarto.
• Prova l'esportazione dell'archivio.
• Chiedi assistenza su una domanda reale e valuta tempi e qualità della risposta.

Segnali di allarme

• Prezzi vaghi o non indicati, con "chiedi un preventivo" per piani semplici.
• Assenza di informazioni su conservazione, esportazione e disdetta.
• Promesse di "compliance garantita" senza riferimenti alle specifiche tecniche ufficiali.
• Recensioni anonime come unica prova di qualità, e classifiche a pagamento.
• Pressioni a firmare subito per sconti che scadono "oggi".

Quando coinvolgere il commercialista

Prima di scegliere, chiedi al tuo consulente in che formato vuole ricevere i dati (XML, file contabili, accesso diretto) e con quale programma lavora. Un software incompatibile con il flusso dello studio può farti perdere il vantaggio di qualunque risparmio. Se emetti poche fatture e il commercialista usa un programma con fatturazione integrata, valuta anche la strada descritta nella guida su commercialista o autonomia.

Domande frequenti

È meglio un software specializzato o un gestionale completo?

Dipende dalle operazioni: se emetti solo fatture, un software specializzato è sufficiente. Se gestisci magazzino, ordini e incassi, un gestionale completo evita doppie registrazioni.

Conviene scegliere il programma usato dal mio commercialista?

Può semplificare lo scambio dei dati, ma non è obbligatorio. Importante è che l'esportazione verso lo studio sia fluida.

Posso provare più software contemporaneamente?

Sì, con fatture di prova non inviate al SdI. Non emettere fatture reali con due programmi diversi senza coordinare la numerazione.

Fonti ufficiali

• Agenzia delle Entrate — regole di emissione e specifiche tecniche
• Fatturazione elettronica — documentazione ufficiale sul SdI
• Garante per la protezione dei dati personali — privacy e fatturazione elettronica