Fatture passive: come ricevere, registrare e conservare le fatture dei fornitori
Guida alle fatture elettroniche ricevute: codice destinatario e PEC, cassetto fiscale, registrazione, detrazione IVA, conservazione e organizzazione del flusso con il commercialista.
Le fatture dei fornitori ti arrivano attraverso il Sistema di Interscambio all'indirizzo telematico che hai comunicato (codice destinatario di sette caratteri o PEC); se non ne hai uno, restano comunque disponibili nel cassetto fiscale del portale dell'Agenzia delle Entrate. Il tuo lavoro è controllarle, registrarle e conservarle per dieci anni, e passarle al commercialista per contabilità e IVA. In questa guida vediamo come impostare la ricezione, come evitare di perdere documenti, come organizzare il flusso e cosa chiedere al software.
Come ricevi le fatture
Il fornitore indica nel file il tuo codice destinatario o la tua PEC. Il SdI recapita il documento secondo questa regola:
| Situazione | Dove arriva la fattura |
|---|---|
| Hai registrato un canale di ricezione nel portale | Al canale registrato (codice destinatario o PEC) |
| Il fornitore ha usato il tuo codice destinatario | Al software associato a quel codice |
| Il fornitore ha indicato la tua PEC | Alla casella PEC |
| Nessun canale | Nel tuo cassetto fiscale, area riservata |
Nel portale Fatture e Corrispettivi puoi registrare l'indirizzo telematico preferito, per far arrivare le fatture al software scelto senza comunicare ogni volta il codice al fornitore. Questo è utile quando cambi programma: aggiornando la registrazione eviti di perdere documenti.
Registrazione e controllo
Alla ricezione verifica:
- Anagrafica: che i dati intestati siano i tuoi, con partita IVA o codice fiscale corretti.
- Operazione: che corrisponda a un acquisto effettivo.
- Importi e IVA: che aliquote e natura siano coerenti.
- Dati di pagamento: IBAN, scadenza.
- Duplicati: la stessa fattura può arrivare da canali diversi.
Se i dati non sono corretti, chiedi al fornitore una nota di credito e una nuova fattura; non modificare il file ricevuto.
Registrazione e detrazione IVA
Le fatture di acquisto vanno annotate nel registro IVA acquisti, se sei soggetto a IVA ordinaria. La detrazione dell'IVA è legata alla registrazione e ai termini fissati dalla normativa: il diritto sorge quando l'imposta diventa esigibile per il fornitore e la detrazione si esercita al più tardi con la dichiarazione relativa all'anno in cui il diritto è sorto. Per le fatture ricevute a cavallo di periodo, ci sono regole specifiche sul mese di competenza: verifica i termini aggiornati con il commercialista, perché dettagli e interpretazioni cambiano.
Esempio con aritmetica (illustrativo)
Un'impresa riceve una fattura di acquisto con imponibile di 500 euro e IVA al 22%, pari a 110 euro, per un totale di 610 euro. Se i requisiti sono rispettati, detrae 110 euro in liquidazione IVA; il costo effettivo è 500 euro. Un forfettario invece, non detraendo l'IVA, sosterrebbe 610 euro come costo finanziario, e non deducibile analiticamente per via del coefficiente di redditività.
Conservazione
Le fatture ricevute vanno conservate in modalità digitale per dieci anni. Hai tre opzioni:
- il servizio incluso nel software;
- un conservatore esterno;
- il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, per i documenti transitati dal SdI, previa adesione.
Il documento originale è il file XML: non basta stampare il PDF o salvare una copia cartacea. Se usi un software cloud, chiedi come recuperare l'archivio in caso di disdetta (vedi esportare l'archivio XML).
Organizzare il flusso con il commercialista
- Decidi dove arrivano le fatture: nel tuo software, nel software dello studio o nel cassetto fiscale con accesso delegato.
- Fissa le scadenze: entro quando lo studio deve ricevere i documenti del mese.
- Chiarisci chi controlla: chi verifica correttezza e duplicati.
- Gestisci le spese non fatturate (scontrini, ricevute) con un processo separato.
- Archivia con ordine: cartelle per anno, fornitore e tipo.
Cosa deve fare il software per le fatture ricevute
| Funzione | Perché serve |
|---|---|
| Ricezione automatica dal SdI | Evita il download manuale |
| Importazione dei file XML | Per fatture da cassetto fiscale |
| Lettura e visualizzazione leggibile | Controlli rapidi |
| Segnalazione dei duplicati | Evita doppie registrazioni |
| Esportazione per il commercialista | Contabilità e registri |
| Conservazione | Dieci anni |
Per scegliere un programma in base a queste funzioni vedi come scegliere un software di fatturazione.
Errori frequenti
- Non registrare un canale di ricezione e non controllare mai il cassetto fiscale.
- Perdere fatture al cambio di software.
- Modificare il file ricevuto invece di chiedere la nota di credito.
- Registrare due volte la stessa fattura.
- Non conservare gli XML originali.
Casi particolari: estero e reverse charge
Le fatture ricevute da fornitori esteri non sempre transitano dal SdI: in molti casi devi emettere tu un documento di integrazione o un'autofattura con i tipi documento dedicati, trasmessi al SdI nei termini previsti. Sono operazioni con regole specifiche, da concordare con il commercialista. Per i codici vedi tipi documento e natura IVA.
Domande frequenti
Se non comunico un codice destinatario, perdo le fatture?
No: restano nel cassetto fiscale. Rischi però di non vederle in tempo; controlla periodicamente o registra un canale.
Devo conservare anche le fatture dei forfettari?
Sì, tutte le fatture ricevute nell'attività vanno conservate, anche se non detrai l'IVA.
Posso delegare il controllo delle fatture ricevute al commercialista?
Sì, con la delega alla consultazione del cassetto fiscale. Concorda i tempi e le responsabilità.
Fonti ufficiali
- Agenzia delle Entrate — registrazione indirizzo telematico, cassetto fiscale, conservazione
- Fatturazione elettronica — flusso di ricezione tramite SdI
- AgID — linee guida sulla conservazione dei documenti informatici
